Prezentacja w biznesie

O tym, że prezentacja biznesowa to chleb powszedni wielu menedżerów nie trzeba nikogo przekonywać. Zdecydowana większość osób na stanowiskach kierowniczych musiała przynajmniej  raz przedstawić prezentację. Powody prezentowania i audytoria, do których kierujemy wystąpienie, bywają różne (występujemy przed szefami, współpracownikami, klientami). Wszystkie prezentacje mają jednak jedną wspólną cechę: ich celem jest wywarcie pozytywnego wrażenia na słuchaczach.

Jak powinna wyglądać ciekawa prezentacja, która skutecznie zadziała na wyobraźnię odbiorców? – Podczas zajęć zwracam uwagę, aby osoba prezentująca opowiadała ciekawą historię, a nie referowała informacje ze slajdów – wyjaśnia Adam Rogala, dziennikarz telewizyjny i trener warsztatów medialnych w Akademii Leona Koźmińskiego. Jego zdaniem, celowe wykorzystanie opowieści angażuje słuchaczy i ułatwia odbiór prezentacji. Właśnie dlatego elementów narracji i tzw. storytellingu (ang. opowiadanie historii) można doszukać się również w innych formach komunikacji biznesowej. Przede wszystkim w reklamie. – Ludzie posiadają naturalną chęć słuchania historii. W końcu opowiadamy od momentu powstania języka – komentuje ekspert.

Towarzysząca prezentacji opowieść nie może być jednak przypadkowa. Wybierając ją, zastanówmy się nad tym, o czym opowiada nasza organizacja. – Każda firma ma swoją wizję i misję. Nasza historia powinna z nimi korelować – tłumaczy Rogala. Specjalista zaznacza, że lepsze od tworzenia literackiej fikcji jest mówienie prawdy. Relacjonowanie wydarzeń, w których uczestniczyliśmy osobiście będzie zawsze bardziej autentyczne niż najlepszy aktorski popis. Pozwoli nam także opowiadać na wybrany temat z zainteresowaniem. Najważniejszym źródłem tego typu historii są nasze własne obserwacje. Ciekawy punkt widzenia mogą dostarczyć inni pracownicy (również ci wyżej w hierarchii, np. członkowie zarządu). Zdarza się również, że klienci opowiadają nam fragmenty własnego życia. – Najlepsze historie warto zbierać. Nikt nie będzie nas pytał, skąd je znamy, a autentyczną opowieść trudno wymyślić w niedoczasie, na który cierpi obecnie tak wielu menedżerów – wyjaśnia ekspert.
Przed przystąpieniem do konstruowania wystąpienia, warto zatrzymać się nad jedną jeszcze kwestią – ustalić strategiczny przekaz. Co tak naprawdę chcemy uzyskać prezentując? Jaki efekt chcemy wywrzeć na słuchaczach? Odpowiedź na te pytania ułatwi nam pracę.

Każda interesująca historia musi mieć swych bohaterów. Zarówno tych dobrych, jak i złych. Mogą być nimi zarówno współpracownicy, jak i klienci danej firmy. Większość opowieści zawiera w sobie jakąś formę walki dobra ze złem. Podobny zabieg warto zastosować także w prezentacjach biznesowych. Punktem wyjścia dla takiej historii może być konflikt interesów lub kryzys (niekoniecznie wywołany działaniami antagonisty). Ważne, aby opisywane wydarzenie burzyło stan równowagi i zmuszało bohaterów do podjęcia działań. – Dla przykładu, jeżeli przygotowujemy prezentację dla firmy, która produkuje serwery backupowe, sytuacją kryzysową może być opis tego, jak będzie wyglądał dzień naszego klienta, w którym traci on swoje dane i nie ma takiego zabezpieczenia – opisuje Adam Rogala.

Nawet najlepsza prezentacja musi zostać opowiedziana. Najlepszym sposobem, aby dobrze przygotować się do wystąpienia są próby. Nim wystąpimy przed właściwą publicznością posłuchajmy sami siebie – to dobra metoda weryfikacji tego, co można poprawić w warstwie technicznej naszego wystąpienia. Próba generalna przed małą publicznością złożoną ze znajomych czy rodziny pomoże nam wydobyć dramaturgię opowieści.
Warto także zwrócić uwagę na język, którego używamy. W pierwszej kolejności niezbędne jest wyeliminowanie wszelkich wad wymowy, które mogą utrudnić słuchanie. Kluczem do skuteczności jest używanie właściwego słownictwa. – Na odbiorców duży wpływ ma prowadzenie relacji w pierwszej osobie liczby pojedynczej – zauważa trener. Poza zaawansowanym, abstrakcyjnym słownictwem, nie zapominajmy o konkretnych rzeczownikach, które odwołują się do wrażeń zmysłowych, obrazów czy emocji. Opowiadanie ogólnikowe i hipotetycznie, w którym nie ma konkretów szybko męczy odbiorców i utrudnia zrozumienie sensu.

Pamiętajmy również o modulowaniu głosu (nadawaniu słowom odpowiedniej barwy, w zależności od ich znaczenia) oraz frazowaniu. Krótka pauza kończąca logiczną część zdania pozwoli nam zebrać myśli, a odbiorcy da czas na przetworzenie dotychczas usłyszanych informacji. Dobre wystąpienie nie powinno być dłuższe niż 30 minut. – Formuła długich przemówień już dawno przejadła się w naszym społeczeństwie. W erze internetu, wystarcza 15-minutowa, zwarta opowieść o produkcie czy projekcie – komentuje specjalista. Przygotowując prezentację pamiętajmy, aby odwoływała się do możliwie wszystkich zmysłów. Nie każdy nasz odbiorca musi być wzrokowcem.

W prezentowaniu, tak jak w każdej innej formie publicznych wystąpień najważniejsza jest jednak wiara w swoje umiejętności. Jeżeli do dobrego warsztatu dołączymy pasję i pewność siebie, żadne audytorium nie będzie nam straszne.