Controlling – najnowsze trendy rynkowe

Ostatnio obserwowany jest trend przechodzenia na tygodniowe cykle raportowania, szczególnie w zakresie sprzedaży. W przypadku firm małych i średnich najlepszym wyjściem, najkorzystniejszym pod względem finansowym, jest współpraca z wyspecjalizowanym dostawcą raportów zarządczych.

Każdy biznes i każda firma uzależnione są od informacji. Nie jest możliwe funkcjonowanie jakiejkolwiek firmy bez obiegu informacji, chociażby na poziomie werbalnym. Działalność niektórych firm uzależniona jest od informacji zewnętrznych, rynkowych, ale każda firma wymaga dobrej informacji na temat swojej sytuacji wewnętrznej. Osoby zarządzające firmą muszą wiedzieć, jaka jest sytuacja ekonomiczna, przebieg procesów, jakie są możliwości i bariery rozwoju oraz jakie czynniki wpływają na obecną i przyszłą pozycję firmy. Bez tego niemożliwe jest podejmowanie decyzji, czyli zarządzanie.

Wyjaśnijmy więc, co kryje się pod aktualnie bardzo modnym i często używanym pojęciem controllingu. Otóż controlling jest metodą zarządzania, której istotą jest doskonały przepływ informacji wewnątrz firmy. Informacja pełni w controllingu kluczową rolę, dlatego powinna być szybka, regularna, czytelna i precyzyjna. Definicję controllingu można więc zawrzeć w stwierdzeniu "jest to system zarządzania przedsiębiorstwem, którego zadaniem jest efektywne dostarczanie informacji zarządczych do wszystkich centrów zarządzania w przedsiębiorstwie". W ten sposób controlling staje się naturalnym ośrodkiem zarządzania całą firmą, posiadającym bezpośredni lub pośredni wpływ na każda decyzję biznesową podjętą w firmie.

Aby uznać controlling za prawidłowy i profesjonalny muszą jednocześnie funkcjonować w firmie wszystkie elementy tego złożonego systemu. Dlatego o controllingu w firmie mówimy gdy:
1. system raportowania zarządczego jest sformalizowany (tj. usystematyzowany i opisany), bazuje na dopracowanej i dopasowanej do konkretnej firmy koncepcji oraz zawiera odpowiedni wsad metodologiczny (wzory kalkulacji, wskaźniki, itp.),
2. firma dysponuje profesjonalną hurtownią danych, magazynującą i przetwarzającą wszystkie możliwe dane dotyczące działalności firmy na poziomie maksymalnej szczegółowości,
3. proces generowania raportów zarządczych jest kompleksowo oprogramowany i zautomatyzowany z wykorzystaniem funkcjonalności hurtowni danych i – ewentualnie – dodatkowych technologii (przeznaczonych do wspierania controllingu),
4. raporty controllingowe efektywnie spełniają swoją funkcję dostarczając wiedzę zarządczą do wszystkich ośrodków decyzyjnych i analitycznych w firmie oraz są jedynym źródłem takiej wiedzy (tj. wszystkie dane zarządcze przetwarzane są w ramach spójnego systemu controllingu).

Tygodniowe cykle raportowania

Bazą dla controllingu jest Management Information System (MIS), czyli sformalizowany, rozbudowany i zdefiniowany model raportowania zarządczego, oparty na hurtowni danych. Dane o najwyższej możliwej szczegółowości przechowywane są w bazach danych w ustrukturyzowanej i logicznej formie. Dane te oczywiście nie pochodzą z kont księgowych, tylko bezpośrednio z systemów sprzedażowych, finansowych, magazynowych i innych, funkcjonujących w firmie. Na podstawie zawartości hurtowni danych generowane są raporty zarządcze w dowolnych odstępach czasu z wykorzystaniem gotowych algorytmów. Ostatnio obserwowany jest trend przechodzenia na tygodniowe cykle raportowania, szczególnie w zakresie sprzedaży. Generowanie raportów zarządczych jest maksymalnie zautomatyzowane i oparte na zdefiniowanych algorytmach oraz formatach (szablonach) poszczególnych raportów. W ten sposób system MIS osiąga pożądaną szybkość i jakość dostarczania informacji zarządczej.

W Polsce więcej firm jest raczej na etapie przymierzania się do profesjonalnego raportowania zarządczego niż w fazie użytkowania funkcjonującego systemu MIS. Mam tu na myśli prawdziwy system raportowania zarządczego, a nie jakiekolwiek raporty i tabele, tworzone przez poszczególne działy firmy. Sytuacja ta dotyczy przede wszystkim firm średnich i małych, ponieważ w największych firmach, które często należą do międzynarodowych koncernów, standardy raportowania przenoszone są bezpośrednio od zagranicznych właścicieli. W firmach średniej wielkości do tej pory uznawano, że zarządzanie na podstawie danych księgowych jest wystarczające i tak też rozumiano informację zarządczą. Wymogi rynku i rosnącej konkurencji sprawiają jednak, że firmy te zmuszone są do przechodzenia na zarządcze standardy raportowania. Mamy więc aktualnie sytuację przejściową, tzn. menedżerowie firm średnich i mniejszych myślą o nowoczesnym raportowaniu, ale brak jest jeszcze odpowiedniej wiedzy i doświadczenia w tym zakresie.

Outsourcing raportowania zarządczego

Większość liczących się na rynku dostawców oprogramowania oferuje rozbudowane programy dedykowane do controllingu w firmach. Programy te przeznaczone są jednak głównie dla firm dużych i bardzo dużych, dlatego ich koszt jest stosunkowo wysoki. W przypadku firm małych i średnich zakup takiego oprogramowania jest najczęściej nadmierną inwestycją w porównaniu z rzeczywistymi potrzebami tych firm. Ale pojawiają się też ciekawe oferty polskich firm wdrożeniowych, takie jak tańsze i mniej rozbudowane oprogramowanie do controllingu oraz przede wszystkim outsourcing raportowania zarządczego, skierowany właśnie do firm średnich i małych.

W przypadku firm małych i średnich najlepszym wyjściem, najkorzystniejszym pod względem finansowym, jest współpraca z wyspecjalizowanym dostawcą raportów zarządczych. Oznacza to outsourcing tego zadania i dla firmy zatrudniającej kilkadziesiąt lub kilkaset osób stanowi najłatwiejszą drogę do posiadania profesjonalnego raportowania zarządczego. Współpraca z dostawcą MIS-u jest korzystna dla firmy przede wszystkim pod względem finansowym, ale istotne jest również wsparcie merytoryczne. W ramach współpracy firma otrzymuje szeroką wiedzę z zakresu koncepcji, budowy i wykorzystania raportów zarządczych w swojej działalności.

Oferta outsourcingu jest odpowiedzią na ewidentne zapotrzebowanie firm w zakresie raportów zarządczych oraz stanowi alternatywę dla drogich inwestycji informatycznych. Usługodawca zajmuje się wszystkimi zagadnieniami związanymi z funkcjonowaniem MIS-u, czyli pozyskuje dane ze źródeł klienta, magazynuje je i przetwarza oraz generuje zestawy gotowych raportów MIS. Ponadto dla każdego klienta zostaje opracowany indywidualny model systemu MIS, uwzględniający zaspokojenie potrzeb informacyjnych, zaawansowanie metodologiczne oraz zawartość i format ostatecznych raportów.

Paweł Bender

Autor jest współwłaścicielem firmy OMIS Projekt, zajmującej się raportowaniem zarządczym.