Polityka compliance w organizacji

 

Nowoczesne firmy chcąc pozostać konkurencyjnymi na rynku, potrzebują odpowiednich narzędzi biznesowych. W ostatnich latach coraz bardziej na znaczeniu zyskują te instrumenty, które pozwalają przedsiębiorstwom minimalizować ryzyko złamania obowiązujących przepisów prawnych czy utraty zaufania klientów. Z tego powodu polityka compliance – chociaż pojawiła się w polskim biznesie stosunkowo niedawno – jest coraz częściej uwzględniana w działalności dużych i średnich firm.

 

 

Zaufanie do przedsiębiorstwa to wartość, której znaczenie trudno przecenić. Dla wielu firm jest to kwestia fundamentalna, bo przekłada się bezpośrednio na ich funkcjonowanie i pozycję na rynku. W takich sektorach jak finanse, ubezpieczenia czy ochrona zdrowia spadek zaufania może negatywnie odbić się na wynikach. Aby temu przeciwdziałać, wprowadzane są regulacje oraz elementy kontrolne, które w praktyce mają wyeliminować ryzyko utraty reputacji lub wahania kapitału zaufania.

Compliance jest zjawiskiem nowym, które dopiero osadza się w rzeczywistości organizacyjnej. Początkowo było narzędziem służącym badaniu otoczenia prawnego firmy i dostosowywaniu jej działalności do aktualnych przepisów. Miało eliminować ryzyko złamania obowiązującego prawa i grożących w związku z tym konsekwencji tak karnych, jak i finansowych. 

– Pojawiła się też tendencja, by działy compliance zajmowały się tym, co dotychczas nie było wpisane w żaden mechanizm kontrolny, czyli polityką etyczną firmy – wyjaśnia dr Dariusz Bąk, koordynator merytoryczny studiów podyplomowych „Polityka compliance w organizacji” w Akademii Leona Koźmińskiego.

Etyka w firmie to z jednej strony kwestia aspiracji i oczekiwań społecznych, z drugiej zaś budowanie zapory dla potencjalnych nadużyć. Zarządzanie standardami etycznymi, wpisane w politykę compliance, ma na celu nie tyle tworzenie pozytywnego wizerunku firmy, co przeciwdziałanie powstawaniu wizerunku negatywnego – nie tylko na skutek złamania przez firmę prawa, ale też obowiązujących w danym rejonie norm obyczajowych. To ważne, bo przedsiębiorstwa funkcjonują w otoczeniu prawnym, które zmienia się bardzo dynamicznie. – Zmiany prawa, przepisów nie zawsze są wewnętrznie spójne. Pojawiają się nieścisłości czy kolizje różnych typów norm i oczekiwań społecznych. Polityka compliance jest więc latarnią, która odpowiednio wcześnie pokazuje rafy i trudne momenty, z którymi firma musi się liczyć i z którymi musi sobie poradzić, aby zaufanie do niej nie zostało zachwiane – dodaje ekspert. A przecież niemal we wszystkich branżach zdarzają się przypadki naruszania pewnych standardów. Dotyczy to zarówno kontaktów z klientami, jak i nadużyć wewnętrznych, różnego rodzaju defraudacji, konfliktów interesów. Mogą one w konsekwencji mieć negatywny wpływ na kondycję finansową firmy i jej funkcjonowanie na rynku. Polityka compliance jest narzędziem, które pomaga takich sytuacji unikać.

Aby wdrożenie systemu compliance powiodło się, czyli aby był on po prostu skuteczny, musi być dostosowany do potrzeb konkretnej organizacji. Inaczej będzie wyglądał w banku, a inaczej w firmie farmaceutycznej czy przedsiębiorstwie z dowolnej innej branży. Dlatego, jak podkreślają specjaliści, warto na początek przeprowadzić analizę sytuacji, w jakiej znajduje się firma, i powodów, dla których rozważamy wprowadzenie takiej polityki. – Konieczne jest tzw. mapowanie interesariuszy. Dzięki temu zidentyfikujemy wszystkie podmioty, wewnętrzne i zewnętrzne, które są zainteresowane funkcjonowaniem firmy i tym, by postępowała w określony sposób. To między innymi pracownicy, właściciele, udziałowcy, lokalna społeczność, instytucje państwowe, kontrahenci, a nawet inne firmy – tłumaczy dr Dariusz Bąk. Mapowanie pozwoli nam w lepszy, pełniejszy sposób diagnozować potencjalne ryzyka, które mogą powstać w relacjach z poszczególnymi grupami interesariuszy. Gdy poznamy ewentualne zagrożenia, musimy sprawdzić, jakie mogą być konsekwencje sytuacji negatywnych. I właśnie pod ich kątem wprowadzać elementy compliance. Mają one być odpowiedzią na dostrzeżone potrzeby. To rozmaite regulaminy i kodeksy, szkolenia dla pracowników, procedury ujawniania nadużyć, nadzorowanie przestrzegania zapisów zawartych kontraktów, współpraca z odpowiednimi organami administracji rządowej i samorządowej.  W różnych firmach te elementy będą wyglądały inaczej, ale ich zadania będą podobne – minimalizowanie ryzyka złamania prawa oraz obowiązujących norm społecznych.

Ponieważ compliance w naszym kraju cały czas jest czymś nowym, na rynku wciąż jest zapotrzebowanie na specjalistów zajmujących się taką aktywnością. – Jak pokazują nasze doświadczenia, jest to zajęcie nie tylko dla prawników. Wśród uczestników naszych studiów podyplomowych prawnicy są mniejszością – wyjaśnia doktor Bąk. Wiedza prawna jest oczywiście konieczna, nie daje jednak pełnych kompetencji w kwestiach budowania kapitału zaufania, przeciwdziałania nadużyciom czy identyfikowania zagrożeń pozaprawnych. Niezbędna do tego jest znajomość etyki biznesu, etyki zarządzania, psychologii nadużyć, wiedza o tworzeniu systemów przeciwdziałających konfliktom interesów. Badanie otoczenia prawnego, dostosowywanie firmy do wymogów prawnych to warunki konieczne – pierwszy etap tworzenia polityki compliance w przedsiębiorstwie – ale obecnie niewystarczające. – Nie da się iść przez świat gospodarki, bazując tylko i wyłącznie na kontekście prawnym, zwłaszcza gdy zależy nam na budowaniu zaufania do naszego przedsiębiorstwa i przewagi konkurencyjnej. Narzędzia, instrumenty compliance to obszar wiedzy niedostępnej powszechnie. My oferujemy ją na naszych studiach podyplomowych. Realizujemy je wraz z partnerem, którym jest firma doradcza EY  – dodaje ekspert z Akademii Leona Koźmińskiego.
Nowoczesny biznes to biznes społecznie odpowiedzialny. Skuteczne zarządzanie organizacją postępującą według takiego wzorca wymaga znajomości odpowiednich instrumentów prawnych oraz etycznych. Jest to szczególnie ważne w kontekście utrzymania jak najwyższego poziomu zaufania do przedsiębiorstwa. Jego naruszenie może negatywnie odbić się tak na reputacji, jak i na wynikach firmy. Polityka compliance to procesy i  instrumenty, które pomogą takie ryzyko ograniczyć do minimum.